Επισκέπτες από 12 χώρες: απαντήστε στη γλώσσα τους

Ιούλιος, 10:15 το πρωί. Στο inbox περιμένουν τρία μηνύματα. Ένα στα πολωνικά για το πάρκινγκ. Ένα στα ρουμάνικα που ρωτά αν υπάρχει βρεφικό κρεβάτι. Ένα στα εβραϊκά που, απ' ό,τι καταλαβαίνετε από την ώρα στο τέλος, λέει ότι θα φτάσουν αργά. Εσείς μιλάτε ελληνικά και αγγλικά. Αρκετά καλά αγγλικά, αλλά όχι πολωνικά.

Μέχρι τώρα η λύση ήταν να αντιγράψετε το κείμενο σε μια εφαρμογή μετάφρασης, να γράψετε την απάντηση, να τη μεταφράσετε πίσω και να ελπίζετε ότι βγήκε σωστή. Τρεις καρτέλες ανοιχτές για ένα μήνυμα. Με είκοσι μηνύματα την ημέρα, αυτό είναι μισή ώρα που δεν πάει στους επισκέπτες που είναι ήδη στο κατάλυμα.

Σε αυτό το άρθρο δείχνουμε πώς γίνεται η ίδια δουλειά μέσα σε μία οθόνη, με τη μετάφραση και τους AI agents του Bookmatrix.com, και τι πρέπει να προσέχετε ώστε η μετάφραση να βοηθά και να μη δημιουργεί παρεξηγήσεις.

Γιατί αξίζει να απαντάτε στη γλώσσα του επισκέπτη

Ο επισκέπτης που γράφει στη γλώσσα του συνήθως δεν νιώθει άνετα στα αγγλικά. Αν η απάντηση έρθει σε αγγλικά που δεν καταλαβαίνει καλά, θα ξαναρωτήσει. Ή χειρότερα, θα καταλάβει λάθος την ώρα του check-in ή την είσοδο του κτιρίου και θα το ανακαλύψετε όταν σας πάρει τηλέφωνο από τον δρόμο.

Μια σύντομη, καθαρή απάντηση στη γλώσσα του κλείνει την ερώτηση από την πρώτη φορά. Λιγότερα πήγαινε-έλα, λιγότερες εκπλήξεις στην άφιξη.

Τα τέσσερα σημεία όπου «μιλάτε» τη γλώσσα του

1. Τα μηνύματα που έρχονται: τα διαβάζετε στα ελληνικά.
2. Οι απαντήσεις σας: φεύγουν στη γλώσσα του επισκέπτη.
3. Τα αυτόματα email πριν την άφιξη: επιβεβαίωση, οδηγίες check-in.
4. Η ψηφιακή κάρτα του καταλύματος: Wi-Fi, πάρκινγκ, οδηγίες, στη γλώσσα που διαλέγει ο ίδιος.

Βήμα 1: Όλα τα μηνύματα σε ένα inbox

Η μετάφραση βοηθά μόνο αν δεν χρειάζεται να ψάχνετε τα μηνύματα. Στο ενιαίο inbox τα email και οι κριτικές έρχονται σε μία λίστα, και με το πλάνο PRO έρχονται εκεί και οι συζητήσεις του Booking.com και του Airbnb. Κάθε μήνυμα εμφανίζεται δίπλα στην κράτησή του: ημερομηνίες, δωμάτιο, υπόλοιπο, σημειώσεις.

Βήμα 2: Μετάφραση με ένα πάτημα

Κάθε μήνυμα στη συζήτηση έχει ένα μικρό μενού. Πατάτε «Μετάφραση» και κάτω από το αρχικό κείμενο εμφανίζεται η μετάφραση στη γλώσσα του δικού σας λογαριασμού: ελληνικά, αγγλικά, γερμανικά, γαλλικά, σερβικά ή ρουμάνικα. Το αρχικό μήνυμα μένει όπως ήταν. Ξαναπατάτε και η μετάφραση κρύβεται.

Το ίδιο κάνετε και σε όσα μηνύματα έχετε ήδη στείλει, αν θέλετε να ξαναδιαβάσετε στα ελληνικά τι είπατε σε έναν επισκέπτη πριν από τρεις μέρες.

Βήμα 3: Η απάντηση στη γλώσσα του επισκέπτη

Εδώ μπαίνει ο AI agent. Διαβάζει το μήνυμα, ξέρει την κράτηση και τα στοιχεία που του έχετε δώσει για το κατάλυμα (ώρες check-in, πρωινό, πάρκινγκ, πώς έρχεστε) και απαντά στη γλώσσα που έγραψε ο επισκέπτης. Δουλεύει με δύο τρόπους:

• Πρόταση: γράφει την απάντηση ως πρόχειρο και περιμένει την έγκρισή σας. Εσείς τη διαβάζετε, αλλάζετε ό,τι θέλετε και τη στέλνετε.
• Αυτόματα: απαντά μόνος του, αφού περάσει ο χρόνος αναμονής που έχετε ορίσει, και για όσα μηνύματα έχετε ορίσει. Μετά η συζήτηση περνά σε εσάς.

Ο agent δεν επινοεί τιμές, αριθμούς δωματίων, κωδικούς πόρτας, αναβαθμίσεις ή επιστροφές χρημάτων. Όταν δεν ξέρει κάτι, λέει στον επισκέπτη ότι κάποιος από την ομάδα θα του επιβεβαιώσει, και η συζήτηση σας περιμένει στο inbox. Περισσότερα για το πώς απαντά τη νύχτα θα βρείτε στο άρθρο Το μήνυμα στις 3 τα ξημερώματα.

Βήμα 4: Τα email πριν την άφιξη, μεταφρασμένα μία φορά

Πολλές ερωτήσεις δεν θα έρχονταν αν ο επισκέπτης είχε διαβάσει τις οδηγίες στη γλώσσα του. Στο Email Manager κάθε πρότυπο (επιβεβαίωση, οδηγίες check-in, αίτημα κριτικής) γράφεται σε όσες γλώσσες θέλετε. Ο επισκέπτης παίρνει την εκδοχή στη γλώσσα του. Τα στοιχεία της κράτησης (όνομα, ημερομηνίες, τύπος δωματίου, υπόλοιπο) μπαίνουν μόνα τους.

Μια πρακτική συμβουλή: μεταφράστε τα πρότυπα μία φορά και ζητήστε από κάποιον που μιλά τη γλώσσα να τα διαβάσει. Είναι κείμενα που θα σταλούν εκατοντάδες φορές, αξίζει ένας έλεγχος.

Βήμα 5: Η ψηφιακή κάρτα στη γλώσσα του

Η ψηφιακή κάρτα του καταλύματος έχει επιλογή γλώσσας. Ο επισκέπτης σκανάρει το QR στη ρεσεψιόν ή ανοίγει το link που του στείλατε και διαβάζει Wi-Fi, πάρκινγκ, οδηγίες και τι υπάρχει κοντά σε γλώσσα που καταλαβαίνει. Κάθε απάντηση που βρίσκει εκεί είναι ένα μήνυμα λιγότερο.

Τι προσέχετε με τη μετάφραση

• Ώρες, ημερομηνίες, ποσά. Ελέγξτε τα πάντα στο αρχικό κείμενο. Τα νούμερα δεν αλλάζουν γλώσσα, οπότε τα βλέπετε εύκολα.
• Ονόματα τόπων. Η οδός, το χωριό, η παραλία: καλύτερα να μένουν όπως είναι γραμμένα στις πινακίδες, για να τα βρει ο επισκέπτης στον χάρτη.
• Πολιτική ακύρωσης και χρήματα. Για όρους κράτησης, επιστροφές και χρεώσεις, απαντήστε εσείς, με το επίσημο κείμενο της πολιτικής σας. Όχι με ελεύθερη μετάφραση.
• Παράπονα. Ένας θυμωμένος επισκέπτης θέλει να νιώσει ότι τον άκουσε άνθρωπος. Αφήστε τον agent σε πρόταση και γράψτε εσείς την τελική απάντηση.
• Ύφος. Η μηχανική μετάφραση βγαίνει συχνά πιο τυπική από όσο θα μιλούσατε. Δεν πειράζει. Ένα «ευχαριστούμε» στο τέλος κάνει τη διαφορά.

Τι χρειάζεστε

Τα email, οι κριτικές, το Email Manager και η ψηφιακή κάρτα είναι σε κάθε πλάνο Bookmatrix.com. Η σύνδεση μηνυμάτων Booking.com και Airbnb, η μετάφραση με ένα πάτημα και οι AI agents είναι στο Bookmatrix.com PRO. Η χρήση AI χρεώνεται ανά 1 εκατομμύριο tokens, πάνω από το πλάνο. Τις τιμές τις βρίσκετε στη σελίδα τιμών.

Το στήσιμο το κάνουμε μαζί σας: φτιάχνουμε τον agent με τα στοιχεία του καταλύματος και διαλέγετε εσείς πόσα θα κάνει μόνος του.

Θέλετε να απαντάτε σε κάθε επισκέπτη στη γλώσσα του; Ξεκινήστε το δωρεάν demo 14 ημερών με τα δικά σας δωμάτια στο bookmatrix.com/demo, χωρίς κάρτα. Ή αφήστε τα στοιχεία σας στο bookmatrix.com/form και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη. Μπορείτε και να μας πάρετε τηλέφωνο στο +30 2351 151525.