Όροι Χρήσης

Οι παρόντες όροι ρυθμίζουν τη χρήση της πλατφόρμας Bookmatrix.com (PMS, channel manager, booking engine, ηλεκτρονική τιμολόγηση και συναφείς υπηρεσίες) από επιχειρήσεις φιλοξενίας. Περιλαμβάνουν και τη Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων (§13) για τα δεδομένα των επισκεπτών σας.

1. Πάροχος

Η υπηρεσία παρέχεται από την εταιρεία SDR Ι.Κ.Ε. («εμείς», «Bookmatrix.com»), ΑΦΜ 802525705, Δ.Ο.Υ. Κατερίνης, ΓΕΜΗ 178012948000 (Επιμελητήριο Πιερίας), με έδρα Αγίας Παρασκευής 11, Παραλία Κατερίνης, 60150 Πιερία, Ελλάδα. Επικοινωνία: +30 2351 151525, info@bookmatrix.com.

2. Ορισμοί

• Πελάτης: η επιχείρηση ή ο επαγγελματίας που δημιουργεί λογαριασμό για ένα ή περισσότερα καταλύματα.
• Υπηρεσία: η πλατφόρμα Bookmatrix.com και όσες λειτουργίες περιλαμβάνει το πακέτο του Πελάτη.
• Δεδομένα Πελάτη: όσα καταχωρίζει ο Πελάτης ή λαμβάνει η Υπηρεσία για λογαριασμό του (κρατήσεις, επισκέπτες, τιμές, παραστατικά κ.λπ.).
• Χρήστες: τα πρόσωπα στα οποία ο Πελάτης δίνει πρόσβαση στον λογαριασμό του.

3. Αποδοχή — μόνο για επαγγελματίες

Με τη δημιουργία λογαριασμού, την ενεργοποίηση του δωρεάν demo ή την έναρξη συνδρομής αποδέχεστε τους παρόντες όρους. Η Υπηρεσία απευθύνεται αποκλειστικά σε επιχειρήσεις και επαγγελματίες (B2B). Οι διατάξεις για την προστασία καταναλωτών, όπως το δικαίωμα υπαναχώρησης εξ αποστάσεως, δεν εφαρμόζονται. Όποιος αποδέχεται τους όρους για λογαριασμό επιχείρησης δηλώνει ότι έχει την εξουσία να τη δεσμεύσει.

4. Λογαριασμός και ασφάλεια

• Τα στοιχεία που δίνετε πρέπει να είναι αληθή και επίκαιρα.
• Είστε υπεύθυνοι για τους κωδικούς πρόσβασης και για ό,τι γίνεται από τους Χρήστες σας. Ενημερώστε μας αμέσως αν υποψιάζεστε μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
• Προτείνουμε να ενεργοποιήσετε τη διπλή επαλήθευση (2FA) που διαθέτει η Υπηρεσία.

5. Δωρεάν demo

• Το demo διαρκεί 14 ημέρες, είναι δωρεάν και δεν απαιτεί κάρτα. Περιλαμβάνει πραγματικό λογαριασμό με τα δωμάτια και τις τιμές σας.
• Κατά το demo δεν ενεργοποιούνται: η σύνδεση καναλιών (Booking.com, Airbnb κ.λπ.), η έκδοση παραστατικών myDATA, η ιστοσελίδα, η δημόσια μηχανή κρατήσεων και το email manager. Οι κρατήσεις που καταχωρίζετε στο demo δεν αποστέλλονται πουθενά.
• Μετά τη λήξη ο λογαριασμός παραμένει μόνο για ανάγνωση. Αν δεν ξεκινήσει συνδρομή, ο λογαριασμός και τα δεδομένα του διαγράφονται 90 ημέρες μετά τη λήξη.
• Μπορούμε να επικοινωνήσουμε μαζί σας τηλεφωνικά ή με email κατά τη διάρκεια του demo για να σας βοηθήσουμε.

6. Πακέτα, τιμές και ΦΠΑ

• Τα πακέτα και οι τιμές εμφανίζονται στη σελίδα τιμών και κατά την ενεργοποίηση της συνδρομής. Οι τιμές είναι καθαρές· προστίθεται ΦΠΑ 24% (ή ο εκάστοτε ισχύων).
• Οι συνδρομές τιμολογούνται ετήσια, προκαταβολικά, ανά κατάλυμα (και, όπου ισχύει, ανά δωμάτιο / μονάδα).
• Το εφάπαξ κόστος εγκατάστασης (onboarding) και το κόστος ενεργοποίησης ηλεκτρονικής τιμολόγησης χρεώνονται μία φορά και δεν επιστρέφονται.
• Μπορούμε να αλλάξουμε τις τιμές με ισχύ από την επόμενη ανανέωση, ενημερώνοντάς σας τουλάχιστον 30 ημέρες πριν.

7. Πληρωμή

• Η πληρωμή γίνεται με κάρτα μέσω Stripe ή Viva.com, ή με τραπεζική μεταφορά όπου το συμφωνήσουμε. Η συνδρομή ανανεώνεται αυτόματα κάθε έτος, εκτός αν την ακυρώσετε πριν από την ανανέωση.
• Αν μια πληρωμή αποτύχει, θα σας ενημερώσουμε. Αν δεν τακτοποιηθεί μέσα σε 14 ημέρες, μπορούμε να περιορίσουμε την Υπηρεσία σε λειτουργία ανάγνωσης μέχρι την εξόφληση.

8. Ακύρωση — χωρίς επιστροφές

• Μπορείτε να ακυρώσετε οποιαδήποτε υπηρεσία ή ολόκληρη τη συνδρομή από τη σελίδα «Συνδρομή» ή με email. Η υπηρεσία παραμένει ενεργή μέχρι το τέλος της πληρωμένης περιόδου και δεν ανανεώνεται.
• Δεν γίνονται επιστροφές για το υπόλοιπο της πληρωμένης περιόδου ούτε για εφάπαξ χρεώσεις.
• Οι αναβαθμίσεις (π.χ. από BookMatrix σε PRO ή προσθήκη υπηρεσίας) χρεώνονται αναλογικά για τον υπόλοιπο χρόνο της περιόδου.
• Μπορούμε να τερματίσουμε τη συμφωνία με ειδοποίηση 30 ημερών, ή αμέσως σε περίπτωση σοβαρής παραβίασης των όρων (π.χ. απάτη, κατάχρηση, μη πληρωμή). Αν τερματίσουμε χωρίς δική σας υπαιτιότητα, επιστρέφουμε το αναλογικό ποσό για τον υπόλοιπο χρόνο.

9. Κανάλια, ΑΑΔΕ και τρίτες υπηρεσίες

• Η Υπηρεσία συνδέεται με τρίτους (Booking.com, Airbnb και άλλα κανάλια μέσω Channex, ΑΑΔΕ / myDATA μέσω Viva Fiscal ή απευθείας, πύλες πληρωμών κ.λπ.). Οι τρίτοι αυτοί λειτουργούν με δικούς τους όρους, τους οποίους αποδέχεστε όταν συνδέετε τον λογαριασμό σας.
• Διαβιβάζουμε όσα στοιχεία ορίζετε εσείς. Είστε υπεύθυνοι για την ορθότητα τιμών, διαθεσιμότητας, πολιτικών και περιεχομένου, καθώς και για τις φορολογικές και νομικές σας υποχρεώσεις (π.χ. έκδοση παραστατικών, τέλος ανθεκτικότητας, δηλώσεις βραχυχρόνιας μίσθωσης).
• Δεν ευθυνόμαστε για διακοπές, καθυστερήσεις ή σφάλματα που οφείλονται σε τρίτους (π.χ. μη διαθεσιμότητα της ΑΑΔΕ ή ενός καναλιού). Σε τέτοια περίπτωση κάνουμε ό,τι είναι εύλογο για να επανέλθει η λειτουργία.

10. Αποδεκτή χρήση

Δεν επιτρέπεται: η χρήση για παράνομους σκοπούς ή για αποστολή ανεπιθύμητων μηνυμάτων· η απόπειρα παράκαμψης της ασφάλειας ή πρόσβασης σε δεδομένα άλλων πελατών· η αυτοματοποιημένη άντληση δεδομένων ή η υπερβολική φόρτωση της Υπηρεσίας· η αντιγραφή, μεταπώληση ή αποσυμπίληση του λογισμικού· η καταχώριση δεδομένων χωρίς νόμιμη βάση.

11. Διαθεσιμότητα και υποστήριξη

• Καταβάλλουμε κάθε εύλογη προσπάθεια ώστε η Υπηρεσία να είναι διαθέσιμη συνεχώς, αλλά δεν εγγυόμαστε αδιάλειπτη λειτουργία. Οι προγραμματισμένες εργασίες συντήρησης γίνονται κατά προτίμηση σε ώρες χαμηλής κίνησης.
• Υποστήριξη παρέχεται στα ελληνικά και στα αγγλικά, μέσω ticket / email και, ανάλογα με το πακέτο, τηλεφωνικά.
• Μπορούμε να βελτιώνουμε και να αλλάζουμε λειτουργίες. Δεν αφαιρούμε ουσιώδη λειτουργία του πακέτου σας κατά τη διάρκεια πληρωμένης περιόδου χωρίς ισοδύναμη εναλλακτική.

12. Τα δεδομένα σας, εξαγωγή και διαγραφή

• Τα Δεδομένα Πελάτη ανήκουν σε εσάς. Τα χρησιμοποιούμε μόνο για να παρέχουμε την Υπηρεσία, όπως περιγράφεται στην §13.
• Μετά τη λήξη της συμφωνίας μπορείτε να ζητήσετε εξαγωγή των δεδομένων σας (π.χ. κρατήσεις, επισκέπτες, παραστατικά) μέσα σε 30 ημέρες.
• Όλα τα Δεδομένα Πελάτη διαγράφονται μέσα σε 6 μήνες από τη λήξη της συμφωνίας, εκτός από όσα πρέπει να διατηρηθούν βάσει νόμου (π.χ. τα δικά μας παραστατικά προς εσάς, για τουλάχιστον 5 έτη).

13. Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων (άρθρο 28 ΓΚΠΔ)

Για τα προσωπικά δεδομένα των επισκεπτών, των συνεργατών και των εργαζομένων σας που επεξεργαζόμαστε μέσω της Υπηρεσίας, εσείς είστε ο υπεύθυνος επεξεργασίας και εμείς ο εκτελών την επεξεργασία. Η παρούσα ενότητα αποτελεί τη μεταξύ μας σύμβαση κατά το άρθρο 28 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 (ΓΚΠΔ).

13.1 Αντικείμενο, διάρκεια, φύση και σκοπός

Επεξεργασία που απαιτείται για την παροχή της Υπηρεσίας (διαχείριση κρατήσεων και διαθεσιμότητας, επικοινωνία με επισκέπτες, πληρωμές, έκδοση και διαβίβαση παραστατικών, δηλώσεις προς δημόσιες αρχές, έξυπνες κλειδαριές, AI βοηθοί), για όσο διαρκεί η συμφωνία και μέχρι τη διαγραφή κατά την §12.

13.2 Κατηγορίες δεδομένων και υποκειμένων

Επισκέπτες και συνοδοί, επαφές εταιρικών πελατών, εργαζόμενοι και Χρήστες του Πελάτη. Δεδομένα: στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, στοιχεία κράτησης και διαμονής, μηνύματα, στοιχεία πληρωμής (οι αριθμοί καρτών φυλάσσονται μόνο από πιστοποιημένο πάροχο PCI DSS), φορολογικά στοιχεία, στοιχεία ταξιδιωτικών εγγράφων όπου τα απαιτεί ο νόμος.

13.3 Υποχρεώσεις μας

• Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα μόνο με τις καταγεγραμμένες εντολές σας — όπως προκύπτουν από τους παρόντες όρους και τις ρυθμίσεις που κάνετε στην Υπηρεσία — εκτός αν ο νόμος απαιτεί διαφορετικά.
• Το προσωπικό μας που έχει πρόσβαση δεσμεύεται με υποχρέωση εμπιστευτικότητας.
• Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (κρυπτογράφηση σε μεταφορά, έλεγχος πρόσβασης ανά ρόλο, διπλή επαλήθευση, αντίγραφα ασφαλείας, καταγραφή ενεργειών, περιορισμός προσπαθειών σύνδεσης).
• Σας συνδράμουμε στην ικανοποίηση δικαιωμάτων των υποκειμένων, σε εκτιμήσεις αντικτύπου και σε επικοινωνία με την Αρχή.
• Σας ειδοποιούμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση (και πάντως εντός 48 ωρών από τη στιγμή που θα τη διαπιστώσουμε) για κάθε παραβίαση δεδομένων που σας αφορά.
• Με τη λήξη της συμφωνίας επιστρέφουμε (εξαγωγή) και διαγράφουμε τα δεδομένα κατά την §12.
• Σας παρέχουμε τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να αποδείξετε τη συμμόρφωση και επιτρέπουμε ελέγχους, με εύλογη προειδοποίηση, σε ώρες εργασίας και με δικό σας κόστος.

13.4 Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Μας παρέχετε γενική άδεια να χρησιμοποιούμε τους παρακάτω υπεργολάβους. Τους δεσμεύουμε με ισοδύναμες υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων. Θα σας ενημερώνουμε με email τουλάχιστον 30 ημέρες πριν από την προσθήκη ή αντικατάσταση υπεργολάβου· μπορείτε να αντιταχθείτε για εύλογο λόγο και, αν δεν βρεθεί λύση, να καταγγείλετε τη συμφωνία με επιστροφή του αναλογικού ποσού.

Ορισμένες υπηρεσίες ενεργοποιούνται μόνο αν τις συνδέσετε (π.χ. μηνύματα Meta, Twilio, έξυπνες κλειδαριές, AI). Επιπλέον, κατ’ εντολή σας διαβιβάζουμε δεδομένα σε δημόσιες αρχές (ΑΑΔΕ / myDATA, μητρώο βραχυχρόνιας μίσθωσης, ΕΡΓΑΝΗ) και στα κανάλια κρατήσεων που συνδέετε· αυτοί είναι αυτοτελείς αποδέκτες και όχι υπεργολάβοι μας.

13.5 Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ

Όπου υπεργολάβος επεξεργάζεται δεδομένα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, η διαβίβαση βασίζεται σε απόφαση επάρκειας (π.χ. EU-US Data Privacy Framework) ή στις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, με συμπληρωματικά μέτρα όπου χρειάζεται.

13.6 Οι δικές σας υποχρεώσεις

Είστε υπεύθυνοι για τη νόμιμη βάση της επεξεργασίας, την ενημέρωση των επισκεπτών σας (π.χ. στην πολιτική απορρήτου του καταλύματος) και για το ότι οι εντολές σας συμμορφώνονται με τον νόμο.

14. Πνευματική ιδιοκτησία

Το λογισμικό, τα σήματα και το περιεχόμενο του Bookmatrix.com ανήκουν σε εμάς. Σας παρέχουμε μη αποκλειστική, μη μεταβιβάσιμη άδεια χρήσης για όσο διαρκεί η συνδρομή. Μπορούμε να χρησιμοποιούμε ανώνυμα, συγκεντρωτικά στατιστικά (που δεν σας ταυτοποιούν) για τη βελτίωση της Υπηρεσίας. Τα σχόλια και οι προτάσεις σας μπορούν να αξιοποιηθούν χωρίς υποχρέωση.

15. Ευθύνη

• Η συνολική μας ευθύνη για κάθε απαίτηση που σχετίζεται με την Υπηρεσία περιορίζεται στα ποσά που μας καταβάλατε τους τελευταίους 12 μήνες πριν από το γεγονός.
• Δεν ευθυνόμαστε για έμμεσες ή αποθετικές ζημίες, όπως διαφυγόντα κέρδη, απώλεια κρατήσεων ή φήμης, ούτε για ζημίες από λανθασμένα στοιχεία που καταχωρίσατε.
• Οι περιορισμοί δεν ισχύουν για δόλο ή βαριά αμέλεια ή όπου ο νόμος δεν επιτρέπει περιορισμό.

16. Αλλαγές στους όρους

Μπορούμε να τροποποιούμε τους όρους. Για ουσιώδεις αλλαγές σας ενημερώνουμε με email τουλάχιστον 30 ημέρες πριν ισχύσουν. Αν διαφωνείτε, μπορείτε να ακυρώσετε πριν την έναρξη ισχύος και να λάβετε το αναλογικό ποσό για τον υπόλοιπο χρόνο. Η συνέχιση της χρήσης μετά την έναρξη ισχύος σημαίνει αποδοχή.

17. Εφαρμοστέο δίκαιο

Οι όροι διέπονται από το ελληνικό δίκαιο. Για κάθε διαφορά αρμόδια είναι τα Δικαστήρια της Κατερίνης. Πριν από κάθε δικαστική ενέργεια θα προσπαθούμε να λύσουμε τη διαφορά φιλικά. Αν κάποια διάταξη κριθεί άκυρη, οι υπόλοιπες εξακολουθούν να ισχύουν. Σε περίπτωση απόκλισης από την αγγλική μετάφραση υπερισχύει το ελληνικό κείμενο.

18. Επικοινωνία

SDR Ι.Κ.Ε. · Αγίας Παρασκευής 11, Παραλία Κατερίνης, 60150 Πιερία, Ελλάδα · +30 2351 151525 · info@bookmatrix.com