3 εφαρμογές που γλιτώνουν 10 ώρες την εβδομάδα σε ενοικιαζόμενα

Ρωτήστε έναν ιδιοκτήτη ενοικιαζόμενων πόσες ώρες δουλεύει τον Ιούλιο και θα γελάσει. Ρωτήστε τον πόσες από αυτές πάνε σε πράγματα που επαναλαμβάνονται ίδια κάθε μέρα, και θα το σκεφτεί λίγο περισσότερο.

Κάναμε αυτόν τον λογαριασμό για ένα συνηθισμένο παράδειγμα. Δεν είναι μέτρηση σε πραγματικό κατάλυμα. Είναι υπολογισμός με παραδοχές που γράφουμε ανοιχτά, ώστε να τις αλλάξετε με τα δικά σας νούμερα. Βγήκε κοντά στις 10 ώρες την εβδομάδα, μοιρασμένες σε τρεις δουλειές.

Το παράδειγμα

• 6 διαμερίσματα, Ιούλιος.
• Πουλάτε σε Booking.com, Airbnb και από τηλέφωνο ή τη δική σας ιστοσελίδα.
• 12 νέες κρατήσεις την εβδομάδα, 3 αλλαγές ή ακυρώσεις, 10 αναχωρήσεις.
• Μία καθαρίστρια, που συνεννοείστε μαζί της με τηλέφωνο και μηνύματα.

1. Channel manager: περίπου 3,5 ώρες

Χωρίς channel manager, κάθε κράτηση σε ένα κανάλι σημαίνει ότι κλείνετε τις ίδιες ημερομηνίες με το χέρι στα άλλα. Ο λογαριασμός:

• 12 κρατήσεις × 2 άλλα κανάλια × 4 λεπτά = 96 λεπτά
• 3 αλλαγές ή ακυρώσεις × 2 κανάλια × 4 λεπτά = 24 λεπτά
• Αντιγραφή κάθε κράτησης στο τετράδιο ή στο Excel: 12 × 3 λεπτά = 36 λεπτά
• Αλλαγές τιμών και ελάχιστης διαμονής σε 3 κανάλια: 3 × 20 λεπτά = 60 λεπτά

Σύνολο: 216 λεπτά, περίπου 3,6 ώρες.

Με τον channel manager του Bookmatrix.com η διαθεσιμότητα, οι τιμές και οι περιορισμοί φεύγουν από ένα ημερολόγιο προς όλα τα κανάλια μέσω Channex. Οι κρατήσεις του Booking.com και του Airbnb έρχονται μόνες τους στο ημερολόγιο, με τον επισκέπτη, τις ημερομηνίες και την τιμή. Μένει να αλλάζετε τις τιμές μία φορά, σε ένα σημείο. Και φεύγει κάτι που δεν μετριέται σε λεπτά: ο φόβος της διπλοκράτησης. Περισσότερα στο άρθρο Διπλοκράτηση: γιατί συμβαίνει και πώς σταματάει.

2. Εφαρμογή καθαριότητας: περίπου 2,25 ώρες

Κάθε πρωί κάποιος πρέπει να πει στην καθαρίστρια ποια διαμερίσματα φεύγουν, ποια μένουν, ποιο θέλει αλλαγή σεντονιών. Και κάθε απόγευμα κάποιος ρωτά «είναι έτοιμο το 4;».

• Πρόγραμμα της ημέρας με τηλέφωνο ή μηνύματα: 7 μέρες × 15 λεπτά = 105 λεπτά
• Τηλέφωνα «είναι έτοιμο;»: 10 αναχωρήσεις × 3 λεπτά = 30 λεπτά

Σύνολο: 135 λεπτά, 2,25 ώρες.

Στην εφαρμογή housekeeping η καθαρίστρια μπαίνει με PIN, βλέπει ποια διαμερίσματα έχουν αναχώρηση σήμερα, γιατί η λίστα ακολουθεί το ημερολόγιο, και πατά «καθαρό» όταν τελειώσει. Εσείς το βλέπετε αμέσως, από όπου κι αν είστε. Δεν χρειάζεται κινητό με εφαρμογή από store, ανοίγει στον browser.

3. Αυτοματισμοί και πρότυπα email: περίπου 4 ώρες

Κάθε κράτηση φέρνει τα ίδια μηνύματα: επιβεβαίωση, αίτημα προκαταβολής, οδηγίες για το πώς έρχεστε, πληροφορίες check-in την προηγούμενη μέρα, ευχαριστώ και αίτημα κριτικής μετά.

• Επιβεβαίωση: 5 λεπτά
• Αίτημα πληρωμής και απόδειξη: 4 λεπτά
• Οδηγίες και χάρτης: 5 λεπτά
• Πληροφορίες check-in: 3 λεπτά
• Ευχαριστώ και κριτική: 3 λεπτά

20 λεπτά × 12 κρατήσεις = 240 λεπτά, 4 ώρες.

Με τους αυτοματισμούς και το Email Manager τα γράφετε μία φορά, σε όσες γλώσσες θέλετε, και ορίζετε πότε φεύγουν: με την επιβεβαίωση, τρεις μέρες πριν την άφιξη, την επόμενη μέρα της αναχώρησης. Το όνομα, οι ημερομηνίες και το υπόλοιπο μπαίνουν μόνα τους. Κάθε αποστολή καταγράφεται, ώστε να βλέπετε τι έφυγε σε ποιον.

Το άθροισμα

3,6 + 2,25 + 4 = περίπου 9,9 ώρες την εβδομάδα. Αυτό είναι το νούμερο του τίτλου.

Τρεις τίμιες παρατηρήσεις:

• Τα λεπτά είναι εκτιμήσεις. Κάποιος κλείνει ημερομηνίες στο extranet σε δύο λεπτά, κάποιος σε έξι. Βάλτε τα δικά σας.
• Οι ώρες ακολουθούν τις κρατήσεις. Με 6 κρατήσεις την εβδομάδα αντί για 12, ο λογαριασμός βγάζει περίπου τις μισές. Τον Αύγουστο, περισσότερες.
• Δεν φεύγει όλη η δουλειά. Οι ιδιαίτερες ερωτήσεις, τα παράπονα, ο έλεγχος των τιμών μένουν σε εσάς. Αυτό που φεύγει είναι η αντιγραφή και η επανάληψη.

Τρεις εφαρμογές ή μία;

Μπορείτε να βρείτε channel manager, εφαρμογή καθαριότητας και εργαλείο για email από διαφορετικές εταιρείες. Στο Bookmatrix.com είναι τρία κομμάτια του ίδιου συστήματος, πάνω στο ίδιο ημερολόγιο, και περιλαμβάνονται σε κάθε πλάνο. Για ενοικιαζόμενα το πλάνο ξεκινά από €180 τον χρόνο συν ΦΠΑ. Αναλυτικά στο bookmatrix.com/pricing.

Το στήσιμο το κάνουμε εμείς: περνάμε τα διαμερίσματα και τις τιμές, συνδέουμε τα κανάλια, φτιάχνουμε τα PIN της καθαρίστριας και τα πρότυπα email.

Θέλετε να κάνουμε τον λογαριασμό με τα δικά σας νούμερα; Ξεκινήστε το δωρεάν demo 14 ημερών με τα δικά σας δωμάτια στο bookmatrix.com/demo, χωρίς κάρτα. Ή αφήστε τα στοιχεία σας στο bookmatrix.com/form και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη. Μπορείτε και να μας πάρετε τηλέφωνο στο +30 2351 151525.