Αλλαγή προγράμματος κρατήσεων τον χειμώνα, χωρίς απώλειες

Είναι Ιανουάριος. Το κατάλυμα είναι κλειστό, το τηλέφωνο χτυπάει μία φορά την ημέρα και εσείς έχετε επιτέλους χρόνο να σκεφτείτε αυτό που λέγατε όλο το καλοκαίρι: «Του χρόνου αλλάζουμε πρόγραμμα». Μόνο που στο παλιό πρόγραμμα υπάρχουν ήδη κρατήσεις για τον Ιούνιο, τον Ιούλιο και τον Αύγουστο. Κάποιες με προκαταβολή. Κάποιες από το Booking.com, άλλες από το τηλέφωνο.

Ο φόβος είναι συγκεκριμένος: να χαθεί μια κράτηση στη μετάβαση και να το καταλάβετε τον Ιούλιο, όταν ο επισκέπτης θα στέκεται στη ρεσεψιόν. Ο φόβος αυτός είναι λογικός, και γι' αυτό η αλλαγή γίνεται με σειρά και με έλεγχο, όχι με ένα κλικ.

Γιατί ο χειμώνας είναι η σωστή εποχή

Τρεις λόγοι. Πρώτον, οι αφίξεις είναι λίγες ή μηδέν, οπότε κανείς δεν περιμένει στην πόρτα όσο αλλάζετε συστήματα. Δεύτερον, οι κρατήσεις της νέας σεζόν είναι ακόμα λίγες. Όσο πλησιάζει η άνοιξη, η λίστα μεγαλώνει και η μεταφορά θέλει περισσότερο έλεγχο. Τρίτον, εσείς και το προσωπικό σας έχετε χρόνο να μάθετε το νέο πρόγραμμα διαχείρισης ξενοδοχείου (PMS) πριν έρθει η πρώτη γεμάτη εβδομάδα.

Το χειρότερο σενάριο είναι η αλλαγή τον Μάιο, με τις πρώτες αφίξεις μπροστά σας και τα κανάλια να στέλνουν κρατήσεις κάθε μέρα. Γίνεται, αλλά θέλει περισσότερη προσοχή απ' όση χρειάζεται τον Ιανουάριο.

Βήμα 1: Γράψτε τι έχετε σήμερα

Πριν μεταφέρετε οτιδήποτε, φτιάξτε μια σύντομη λίστα με ό,τι ζει στο παλιό σύστημα. Ένα χαρτί αρκεί.

• Μελλοντικές κρατήσεις. Πόσες είναι, ανά μήνα και ανά κανάλι (Booking.com, Airbnb, Expedia, τηλέφωνο, ιστοσελίδα).
• Προκαταβολές. Ποιες κρατήσεις έχουν πληρώσει κάτι και πόσο. Αυτό είναι το πιο ευαίσθητο κομμάτι.
• Δωμάτια και τύποι δωματίων. Με τα ονόματα που έχουν στα κανάλια.
• Τιμές και κανόνες. Περίοδοι, ελάχιστες διανυκτερεύσεις, πολιτικές ακύρωσης, πρωινό ή ημιδιατροφή.
• Συνδεδεμένα κανάλια. Ποια κανάλια ενημερώνει σήμερα το παλιό πρόγραμμα και ποια ενημερώνετε με το χέρι.
• Παραστατικά. Από ποιο πρόγραμμα κόβονται σήμερα οι αποδείξεις και τα τιμολόγια προς το myDATA.

Τα δύο νούμερα που θα χρειαστείτε στο τέλος είναι το πλήθος των μελλοντικών κρατήσεων και το άθροισμα των προκαταβολών. Σημειώστε τα.

Βήμα 2: Εξαγωγή από το παλιό πρόγραμμα

Τα περισσότερα προγράμματα βγάζουν λίστα κρατήσεων σε Excel ή CSV από τις αναφορές τους. Ζητήστε όλες τις κρατήσεις με ημερομηνία άφιξης από σήμερα και μετά, με όνομα, τηλέφωνο, email, δωμάτιο, ημερομηνίες, συνολικό ποσό, πληρωμές και κανάλι. Αν το πρόγραμμά σας δεν έχει τέτοια εξαγωγή, δεν πειράζει: τις παίρνουμε από τις αναφορές που έχει ή από τα extranet των καναλιών.

Κρατήστε επίσης ένα αντίγραφο της λίστας επισκεπτών του προηγούμενου έτους. Δεν είναι απαραίτητο για τη λειτουργία, αλλά είναι η βάση για τους επισκέπτες που επιστρέφουν.

Βήμα 3: Στήσιμο του νέου προγράμματος

Στο Bookmatrix.com το στήσιμο το κάνουμε εμείς: δωμάτια, τιμές, πολιτικές, ιστοσελίδα και μηχανή κρατήσεων. Συνήθως είναι έτοιμο μέσα σε 48 ώρες. Αναλυτικά τι κάνουμε σε αυτές τις ώρες θα το βρείτε στο άρθρο «Δεν είμαι των υπολογιστών»: το στήνουμε εμείς σε 48 ώρες.

Σε αυτό το στάδιο το νέο πρόγραμμα δεν είναι ακόμα συνδεδεμένο με τα κανάλια. Το παλιό συνεχίζει να δουλεύει κανονικά και εσείς δεν αλλάζετε τίποτα στην καθημερινότητά σας.

Βήμα 4: Εισαγωγή των μελλοντικών κρατήσεων

Οι μελλοντικές κρατήσεις μπαίνουν στο νέο ημερολόγιο πριν ανοίξει η σύνδεση με τα κανάλια. Η κάθε κράτηση μεταφέρεται με τον επισκέπτη, το δωμάτιο, τις ημερομηνίες, το ποσό και τις πληρωμές που έχουν γίνει, ώστε το υπόλοιπο να είναι σωστό από την πρώτη μέρα.

Ο λόγος που η σειρά έχει σημασία είναι απλός: όταν ανοίξει η σύνδεση, το νέο πρόγραμμα θα στείλει διαθεσιμότητα στα κανάλια. Αν μια κράτηση του Ιουλίου λείπει από το ημερολόγιο, το δωμάτιο θα φανεί ελεύθερο και μπορεί να πουληθεί δεύτερη φορά.

Βήμα 5: Ο έλεγχος που δεν παραλείπετε

Εδώ χρησιμοποιείτε τα δύο νούμερα του βήματος 1.

1. Πλήθος κρατήσεων. Συγκρίνετε τις μελλοντικές κρατήσεις στο νέο ημερολόγιο με τη λίστα του παλιού, μήνα προς μήνα.
2. Προκαταβολές. Το άθροισμα των πληρωμών που μεταφέρθηκαν πρέπει να είναι ίδιο με του παλιού συστήματος.
3. Δειγματοληψία. Ανοίξτε δέκα κρατήσεις στην τύχη και ελέγξτε όνομα, δωμάτιο, ημερομηνίες και υπόλοιπο.
4. Κανάλια. Για το Booking.com και το Airbnb, συγκρίνετε τη λίστα κρατήσεων του extranet με τις κρατήσεις του ίδιου καναλιού στο ημερολόγιο.

Ένα παράδειγμα: ένα κατάλυμα 15 δωματίων έχει τον Ιανουάριο 60 μελλοντικές κρατήσεις. Αν η σύγκριση γίνεται ανά μήνα, είναι 5 με 6 λίστες των 10 με 15 γραμμών. Μία ώρα δουλειάς, και ξέρετε ότι δεν λείπει τίποτα.

Βήμα 6: Αλλαγή της σύνδεσης με τα κανάλια

Αυτό είναι το μόνο σημείο όπου τα δύο προγράμματα «αλλάζουν βάρδια». Το Bookmatrix.com συνδέεται με τα κανάλια μέσω του Channex. Στο extranet του Booking.com επιλέγετε τον Channex ως πάροχο σύνδεσης (connectivity provider) και αντιστοιχίζουμε κάθε δωμάτιο και τιμή με τα δικά σας. Για το Airbnb και τα υπόλοιπα κανάλια σας καθοδηγούμε στα δικά τους βήματα. Είμαστε στο τηλέφωνο σε κάθε βήμα.

Δύο κανόνες για αυτή τη μέρα:

• Ένα πρόγραμμα στέλνει διαθεσιμότητα, ποτέ δύο. Τη μέρα της αλλαγής απενεργοποιείτε τη σύνδεση του παλιού προγράμματος με τα κανάλια.
• Διαλέξτε ήσυχη ώρα. Ένα πρωινό καθημερινής τον χειμώνα είναι ιδανικό. Αν μπει κράτηση εκείνη την ώρα, φαίνεται αμέσως στο ημερολόγιο.

Μετά τη σύνδεση, ανοίξτε το extranet του Booking.com και το ημερολόγιο του Airbnb και ελέγξτε μερικές ημερομηνίες του καλοκαιριού: τα πιασμένα δωμάτια πρέπει να φαίνονται κλειστά.

Βήμα 7: Παραστατικά και myDATA

Οι αποδείξεις που έχετε ήδη κόψει μένουν στο myDATA, όποιο πρόγραμμα κι αν χρησιμοποιείτε από εδώ και πέρα. Από τη μέρα της αλλαγής, τα νέα παραστατικά κόβονται από το νέο πρόγραμμα. Ρωτήστε τον λογιστή σας από ποια ημερομηνία και με ποια σειρά αρίθμησης θα ξεκινήσετε, ώστε να μη μπερδευτεί τίποτα στο κλείσιμο της χρονιάς.

Βήμα 8: Μία εβδομάδα με τα μάτια ανοιχτά

Την πρώτη εβδομάδα κοιτάτε κάθε μέρα δύο πράγματα: αν οι νέες κρατήσεις μπαίνουν στο ημερολόγιο και αν η ένδειξη συγχρονισμού είναι πράσινη. Κρατήστε πρόσβαση στο παλιό πρόγραμμα για μερικές εβδομάδες, μόνο για ανάγνωση, μέχρι να βεβαιωθείτε ότι δεν χρειάζεστε κάτι από εκεί.

Τι δεν μεταφέρεται (και δεν πειράζει)

• Οι κριτικές σας. Μένουν στο Booking.com και στο Airbnb. Η αλλαγή προγράμματος δεν αγγίζει την καταχώρισή σας.
• Οι παλιές κρατήσεις. Οι ολοκληρωμένες διαμονές προηγούμενων ετών δεν χρειάζονται για τη λειτουργία. Αν τις θέλετε για ιστορικό, μιλάμε για το τι μπορεί να μεταφερθεί.
• Οι συνήθειες. Αυτές αλλάζουν με λίγη εξάσκηση. Γι' αυτό μετά το στήσιμο σας παίρνουμε τηλέφωνο και σας δείχνουμε το ημερολόγιο βήμα-βήμα.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο κρατάει η αλλαγή προγράμματος;

Το στήσιμο του Bookmatrix.com γίνεται συνήθως μέσα σε 48 ώρες. Η εισαγωγή των κρατήσεων και ο έλεγχος προστίθενται σε αυτό, ανάλογα με το πόσες κρατήσεις έχετε. Η αλλαγή της σύνδεσης με τα κανάλια γίνεται σε μία μέρα.

Μπορεί να χαθεί κράτηση στη μετάβαση;

Ο κίνδυνος υπάρχει όταν δύο προγράμματα στέλνουν διαθεσιμότητα ταυτόχρονα ή όταν οι κρατήσεις δεν έχουν περάσει πριν τη σύνδεση. Γι' αυτό η σειρά είναι: εισαγωγή, έλεγχος, και μετά αλλαγή σύνδεσης, με το παλιό πρόγραμμα αποσυνδεδεμένο.

Θα χάσω τη βαθμολογία μου στο Booking.com;

Όχι. Η καταχώριση, οι κριτικές και η βαθμολογία ανήκουν στο κατάλυμα στο Booking.com. Αλλάζει μόνο το πρόγραμμα που στέλνει τιμές και διαθεσιμότητα.

Τι γίνεται με τα δεδομένα μου αν φύγω κάποτε από το Bookmatrix.com;

Τα δεδομένα είναι δικά σας. Μπορείτε να εξάγετε κρατήσεις, επισκέπτες και παραστατικά όποτε θέλετε.

Θέλετε να δείτε πώς θα φαινόταν το δικό σας κατάλυμα; Ξεκινήστε το δωρεάν demo 14 ημερών με τα δικά σας δωμάτια στο bookmatrix.com/demo, χωρίς κάρτα. Ή πείτε μας ποιο πρόγραμμα έχετε σήμερα στο bookmatrix.com/form και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη. Μπορείτε και να μας καλέσετε στο +30 2351 151525.