Email πριν την άφιξη: πρότυπο σε ελληνικά και αγγλικά

«Τι ώρα είναι το check-in;» «Πού παρκάρουμε;» «Φτάνουμε με το τελευταίο πλοίο, θα είναι κάποιος εκεί;» Αν διαβάζετε τις ίδιες ερωτήσεις κάθε εβδομάδα, δεν φταίνε οι επισκέπτες. Απλώς δεν έχουν πάρει ακόμα τις απαντήσεις.

Ένα καλό email πριν την άφιξη απαντά στις περισσότερες ερωτήσεις πριν καν γίνουν. Παρακάτω θα βρείτε τι περιέχει, πότε το στέλνετε και ένα πρότυπο σε ελληνικά και αγγλικά, έτοιμο να το προσαρμόσετε. Στο τέλος, πώς το βάζετε να φεύγει μόνο του από τον Email Manager του Bookmatrix.com.

Πότε το στέλνετε

Τρεις μέρες πριν την άφιξη είναι η πιο πρακτική στιγμή. Αρκετά κοντά ώστε ο επισκέπτης να ετοιμάζει ήδη το ταξίδι και να διαβάσει το email. Αρκετά νωρίς ώστε να σας απαντήσει με την ώρα άφιξης ή ένα ειδικό αίτημα, όπως βρεφική κούνια.

Αν το στείλετε μία εβδομάδα πριν, θα το έχει ξεχάσει όταν φτάσει. Αν το στείλετε την παραμονή, μπορεί να είναι ήδη στον δρόμο. Για τις κρατήσεις της τελευταίας στιγμής, βάλτε τα βασικά και στο email επιβεβαίωσης.

Τι πρέπει να περιέχει

1. Τα στοιχεία της κράτησης: ημερομηνίες, τύπος δωματίου, άτομα. Ο επισκέπτης ελέγχει ότι όλα είναι σωστά.
2. Ώρες check-in και check-out, και τι γίνεται αν φτάσει αργά.
3. Διεύθυνση και σύνδεσμος χάρτη. Η διεύθυνση μόνη της δεν αρκεί σε χωριά και νησιά.
4. Πάρκινγκ: αν υπάρχει, πού, αν κοστίζει.
5. Πρωινό ή ό,τι άλλο περιλαμβάνεται, με ώρες.
6. Υπόλοιπο, αν υπάρχει, και πώς πληρώνεται.
7. Online check-in, αν το χρησιμοποιείτε, για να μη χάνει χρόνο στη ρεσεψιόν.
8. Ένα τηλέφωνο για ό,τι δεν καλύπτει το email.

Τι να μην βάλετε: ολόκληρους τους κανόνες του σπιτιού, πέντε συνδέσμους, προσφορές. Το email αυτό έχει μία δουλειά, να φτάσει ο επισκέπτης χωρίς ερωτήσεις.

Το θέμα του email

Οι περισσότεροι διαβάζουν μόνο το θέμα πριν αποφασίσουν αν θα ανοίξουν ένα email. Γράψτε κάτι που λέει τι περιέχει: «Σας περιμένουμε στις 14 Ιουνίου: όλα όσα χρειάζεστε για την άφιξή σας». Όχι «Ενημέρωση κράτησης #48213».

Το πρότυπο στα ελληνικά

Ό,τι είναι σε αγκύλες το αλλάζετε με τα δικά σας στοιχεία.

Θέμα: Σας περιμένουμε στις [ημερομηνία άφιξης]: όλα όσα χρειάζεστε για την άφιξή σας

Καλημέρα [Όνομα],

Σε τρεις μέρες σας περιμένουμε στο [Όνομα καταλύματος]. Για να φτάσετε χωρίς άγχος, σας στέλνουμε τα βασικά.

Η κράτησή σας: [ημερομηνία άφιξης] έως [ημερομηνία αναχώρησης], [τύπος δωματίου], [αριθμός ατόμων].

Check-in: από τις 14:00. Check-out: έως τις 11:00. Αν φτάνετε μετά τις 22:00, απαντήστε σε αυτό το email με την ώρα άφιξης και θα σας στείλουμε οδηγίες εισόδου.

Διεύθυνση: [οδός, αριθμός, περιοχή]. Χάρτης: [σύνδεσμος Google Maps].

Πάρκινγκ: [δωρεάν στον χώρο μας / δημόσιο πάρκινγκ 100 μ. πριν την είσοδο].

Πρωινό: [08:00 έως 10:30, στην αυλή].

Υπόλοιπο: [ποσό]. Μπορείτε να το πληρώσετε με κάρτα εδώ: [σύνδεσμος πληρωμής], ή κατά την άφιξη.

Για να κερδίσετε χρόνο: συμπληρώστε το online check-in εδώ: [σύνδεσμος].

Για οτιδήποτε, απαντήστε σε αυτό το email ή καλέστε μας στο [τηλέφωνο].

Καλό ταξίδι,

[Το όνομά σας], [Όνομα καταλύματος]

Το πρότυπο στα αγγλικά

Για τους ξένους επισκέπτες, η ίδια δομή στα αγγλικά:

Subject: See you on [arrival date]: everything you need for your arrival

Dear [Name],

In three days we look forward to welcoming you at [Property name]. To help you arrive without stress, here are the essentials.

Your booking: [arrival date] to [departure date], [room type], [number of guests].

Check-in: from 14:00. Check-out: by 11:00. If you arrive after 22:00, reply to this email with your arrival time and we will send you entry instructions.

Address: [street, number, area]. Map: [Google Maps link].

Parking: [free on site / public car park 100 m before the entrance].

Breakfast: [08:00 to 10:30, in the courtyard].

Balance: [amount]. You can pay by card here: [payment link], or on arrival.

To save time: complete the online check-in here: [link].

For anything at all, reply to this email or call us on [phone].

Safe travels,

[Your name], [Property name]

Τρεις λεπτομέρειες που κάνουν διαφορά

• Γράψτε σαν άνθρωπος. Υπογράψτε με το όνομά σας, όχι «Η Διεύθυνση». Οι επισκέπτες απαντούν πιο εύκολα σε άνθρωπο.
• Ζητήστε την ώρα άφιξης. Μία ερώτηση στο email σας γλιτώνει την αναμονή στις 23:00.
• Αν έχετε self check-in, ο κωδικός της πόρτας μπορεί να φτάνει σε ξεχωριστό email, μόλις ενεργοποιηθεί στην κλειδαριά. Δείτε πώς στο έξυπνες κλειδαριές TTLock.

Πώς φεύγει μόνο του

Στο Bookmatrix.com το email πριν την άφιξη είναι ένα πρότυπο στον Email Manager:

1. Γράφετε το πρότυπο μία φορά, στα ελληνικά, στα αγγλικά και σε όποια άλλη γλώσσα εξυπηρετείτε. Ο επισκέπτης παίρνει την εκδοχή στη γλώσσα του.
2. Τα πεδία συμπληρώνονται μόνα τους από την κράτηση: όνομα, ημερομηνίες, τύπος δωματίου, υπόλοιπο, το τηλέφωνό σας. Δεν αντιγράφετε τίποτα.
3. Ένας κανόνας το στέλνει τρεις μέρες πριν την άφιξη. Είναι ένας από τους βασικούς αυτοματισμούς που έχει κάθε κατάλυμα από την πρώτη μέρα.
4. Το βλέπετε στο ημερολόγιο email: ποιο email πήγε σε ποιον επισκέπτη και πότε. Αν ο επισκέπτης δεν το βρει, το ξαναστέλνετε με ένα πάτημα.

Αν θέλετε, συνδέετε το δικό σας email, ώστε ο επισκέπτης να βλέπει ότι το μήνυμα έρχεται από τη διεύθυνση του καταλύματος. Και αν απαντήσει, η απάντησή του έρχεται σε εσάς.

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο μεγάλο πρέπει να είναι;

Όσο χωράει σε μία οθόνη κινητού με λίγο σκρολάρισμα. Αν χρειάζεται περισσότερο, βάλτε σύνδεσμο προς μια σελίδα με λεπτομέρειες.

Το στέλνω και σε κρατήσεις από Booking.com;

Ναι. Ο επισκέπτης χρειάζεται τις ίδιες πληροφορίες όπως κι αν έκλεισε. Αν θέλετε, ορίζετε διαφορετικό πρότυπο ανά πηγή κράτησης.

Είναι ο Email Manager σε κάθε πλάνο;

Ναι. Τα πρότυπα email και οι αυτοματισμοί είναι μέρος κάθε πλάνου Bookmatrix.com, για ξενοδοχεία και για ενοικιαζόμενα.

Θέλετε να το δείτε στο δικό σας κατάλυμα; Ξεκινήστε το δωρεάν demo 14 ημερών στο bookmatrix.com/demo ή αφήστε το τηλέφωνό σας στο bookmatrix.com/form και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη. Ή καλέστε μας στο +30 2351 151525.