PMS για ξενοδοχείο 10-60 δωματίων: τι πρέπει να κάνει

Η παρουσίαση κράτησε μία ώρα. Είδατε μενού με είκοσι επιλογές, μονάδα για συνεδριακό κέντρο, διαχείριση spa, αναφορές για τρία εστιατόρια. Στο τέλος ρωτήσατε το μόνο που σας ενδιέφερε: «Όταν μπει κράτηση από το Booking.com, κλείνει μόνο του το Airbnb;». Και η απάντηση ήταν «με ένα επιπλέον module».

Πολλά προγράμματα ξενοδοχείου είναι φτιαγμένα για μεγάλες μονάδες. Ένα ξενοδοχείο 20 ή 40 δωματίων δεν χρειάζεται διακόσιες ρυθμίσεις. Χρειάζεται τις σωστές, να δουλεύουν από την πρώτη μέρα, σε τιμή που βγαίνει. Αυτή η λίστα σας βοηθά να συγκρίνετε προγράμματα με αυτό το κριτήριο.

Τι είναι το PMS, με δύο λόγια

Το πρόγραμμα διαχείρισης ξενοδοχείου (PMS) είναι το σημείο όπου ζουν οι κρατήσεις, οι επισκέπτες, οι τιμές και η διαθεσιμότητα. Ό,τι άλλο κάνει το ξενοδοχείο ψηφιακά, από το Booking.com μέχρι την απόδειξη στο myDATA, ξεκινά ή καταλήγει εκεί. Αν το PMS είναι σωστό, τα υπόλοιπα κουμπώνουν. Αν δεν είναι, κάποιος στη ρεσεψιόν αντιγράφει στοιχεία από οθόνη σε οθόνη.

Τα 10 που πρέπει να κάνει

1. Ένα ημερολόγιο για όλες τις κρατήσεις

Booking.com, Airbnb, Expedia, τηλέφωνο, ιστοσελίδα: όλες οι κρατήσεις στο ίδιο ημερολόγιο, με την ίδια καρτέλα επισκέπτη. Αν για να δείτε τον Αύγουστο ανοίγετε δύο προγράμματα και ένα τετράδιο, δεν έχετε PMS, έχετε τρία μισά.

2. Μετακίνηση κράτησης με ένα σύρσιμο

Η πιο συχνή κίνηση στη ρεσεψιόν είναι «αλλάζουμε δωμάτιο». Πρέπει να γίνεται σέρνοντας τη διαμονή στο ημερολόγιο, με τη διαθεσιμότητα να ενημερώνεται παντού.

3. Channel manager μέσα στο πρόγραμμα

Όταν πουληθεί το τελευταίο δωμάτιο, η ημερομηνία πρέπει να κλείνει σε όλα τα κανάλια μόνη της. Ρωτήστε αν ο channel manager είναι μέρος του προγράμματος ή ξεχωριστή συνδρομή, και με ποια κανάλια συνδέεται. Στο Bookmatrix.com η σύνδεση γίνεται μέσω του Channex, που αναφέρει 75 κανάλια OTA (544 συνδέσεις συνολικά, channex.io/integrations).

4. Μηχανή κρατήσεων χωρίς προμήθεια ανά κράτηση

Οι επισκέπτες που σας ψάχνουν με το όνομά σας πρέπει να μπορούν να κλείσουν στη δική σας ιστοσελίδα. Ελέγξτε αν η μηχανή κρατήσεων χρεώνει ποσοστό ανά κράτηση ή είναι μέσα στη συνδρομή.

5. Καρτέλα επισκέπτη με υπόλοιπο και πληρωμές

Ανοίγετε την κράτηση και βλέπετε τι έχει πληρωθεί, τι μένει, ποια παραστατικά έχουν κοπεί και ποια μηνύματα έχουν ανταλλαχθεί. Χωρίς να ψάχνετε σε άλλη οθόνη.

6. Τιμές, περίοδοι και περιορισμοί από ένα σημείο

Περίοδοι, πρωινό ή ημιδιατροφή, ελάχιστη διαμονή, πολιτικές ακύρωσης. Τα ορίζετε μία φορά και πηγαίνουν σε κάθε κανάλι και στη μηχανή κρατήσεων. Αν πρέπει να αλλάξετε την τιμή του Ιουλίου σε τρία σημεία, κάποια στιγμή θα ξεχάσετε ένα.

7. Παραστατικά από την κράτηση, κατευθείαν στο myDATA

Check-out, πληρωμή, απόδειξη. Η απόδειξη πρέπει να κόβεται από την κράτηση, με τα ποσά της, και να φεύγει μόνη της στο myDATA. Για τα τιμολόγια B2B χρειάζεται πάροχος ΥΠΑΗΕΣ: ρωτήστε αν το πρόγραμμα συνεργάζεται με κάποιον και τι κοστίζει.

8. Εφαρμογή για την καθαριότητα

Η καμαριέρα πρέπει να βλέπει στο κινητό ποια δωμάτια φεύγουν σήμερα και να σημειώνει ότι το δωμάτιο είναι έτοιμο. Ρωτήστε αν χρειάζεται email και κωδικό ή αν μπαίνει με απλό PIN, και αν χρεώνεται ανά χρήστη. Το πώς το λύσαμε εμείς είναι στο άρθρο «Η καθαρίστρια δεν έχει email. Έχει PIN.».

9. Δουλεύει στο κινητό

Σε ένα μικρό ξενοδοχείο ο ιδιοκτήτης δεν κάθεται όλη μέρα στη ρεσεψιόν. Το ημερολόγιο, η καρτέλα επισκέπτη και τα παραστατικά πρέπει να ανοίγουν από το κινητό, χωρίς ξεχωριστή εγκατάσταση.

10. Αναφορές που απαντούν σε ερωτήσεις

Πληρότητα, έσοδα ανά κανάλι, αφίξεις και αναχωρήσεις για όποια περίοδο θέλετε. Τρεις αναφορές που ανοίγετε κάθε εβδομάδα αξίζουν περισσότερο από τριάντα που δεν ανοίγετε ποτέ.

Τι δεν χρειάζεται ένα ξενοδοχείο 10-60 δωματίων

Αυτά δεν είναι κακά χαρακτηριστικά. Απλώς σπάνια τα χρειάζεται ένα μικρό ξενοδοχείο, και συχνά τα πληρώνει χωρίς να τα χρησιμοποιεί.

• Πολλά σημεία πώλησης με ξεχωριστή λογιστική. Αν έχετε ένα μπαρ και πρωινό, δεν χρειάζεστε σύστημα για πέντε εστιατόρια.
• Διαχείριση συνεδρίων και αιθουσών. Χρήσιμο σε συνεδριακά ξενοδοχεία, περιττό σε ένα παραθαλάσσιο 25 δωματίων.
• Διαδικασίες που απαιτούν νυχτερινό υπάλληλο. Αν το πρόγραμμα «κλείνει μέρα» μόνο όταν κάποιος πατήσει κουμπί στις 2 τα ξημερώματα, ρωτήστε αν γίνεται αυτόματα.
• Εγκατάσταση σε δικό σας server. Ένα πρόγραμμα στο cloud ανοίγει από παντού και δεν θέλει συντήρηση υπολογιστή.
• Εκπαίδευση πολλών ημερών. Αν χρειάζεται εβδομάδα σεμιναρίων για να κόψετε απόδειξη, θα δυσκολευτεί και ο εποχικός υπάλληλος του Ιουλίου.

Πέντε ερωτήσεις πριν υπογράψετε

1. Ποιος κάνει το στήσιμο; Εσείς, με οδηγίες, ή η εταιρεία, με τα δικά σας δωμάτια και τιμές;
2. Μεταφέρονται οι μελλοντικές κρατήσεις; Από το τωρινό πρόγραμμα, από Excel ή από τα extranet, πριν ξεκινήσετε.
3. Τι περιλαμβάνει η τιμή; PMS, channel manager, μηχανή κρατήσεων: μία συνδρομή ή τρεις;
4. Πώς πληρώνει ο επισκέπτης με κάρτα; Ποιοι πάροχοι συνδέονται, για παράδειγμα Stripe, JCC, epay ή άλλος πάροχος, και αν η πληρωμή γράφεται μόνη της στην κράτηση.
5. Τι υποστήριξη έχετε τον Αύγουστο; Τηλέφωνο, στα ελληνικά, από άνθρωπο που ξέρει το κατάλυμά σας;

Πώς απαντά το Bookmatrix.com σε αυτή τη λίστα

Το PMS, ο channel manager, η μηχανή κρατήσεων, η εφαρμογή καθαριότητας, το ενιαίο inbox, τα email και οι αυτοματισμοί είναι στο βασικό πλάνο. Το στήσιμο το κάνουμε εμείς, συνήθως μέσα σε 48 ώρες, και μεταφέρουμε τις μελλοντικές κρατήσεις πριν ξεκινήσετε.

• Ξενοδοχεία έως 100 δωμάτια: €810 τον χρόνο. Το PRO, με AI agents και μηνύματα από τα OTA, €1.620 τον χρόνο.
• Ενοικιαζόμενα: από €180 τον χρόνο για το πρώτο κατάλυμα.
• Στήσιμο: €100 εφάπαξ σε κάθε πλάνο.
• myDATA: πρόσθετο €90 τον χρόνο, με €150 εφάπαξ για τη ρύθμιση του παρόχου ΥΠΑΗΕΣ.

Οι τιμές είναι χωρίς ΦΠΑ 24%. Όλη η ανάλυση είναι στη σελίδα τιμών και στο άρθρο «Πόσο κοστίζει το Bookmatrix.com;».

Συχνές ερωτήσεις

Ποια είναι η διαφορά PMS και channel manager;

Το PMS είναι το ημερολόγιο και η διαχείριση των κρατήσεων. Ο channel manager μεταφέρει διαθεσιμότητα και τιμές από το PMS στα κανάλια και φέρνει τις κρατήσεις τους πίσω. Στο Bookmatrix.com είναι μέρος της ίδιας συνδρομής.

Χρειάζομαι PMS αν έχω μόνο 10 δωμάτια;

Αν πουλάτε σε δύο ή περισσότερα κανάλια, ναι. Ο κίνδυνος της διπλοκράτησης δεν εξαρτάται από το πόσα δωμάτια έχετε, αλλά από το πόσα σημεία κρατούν τη διαθεσιμότητα.

Μπορώ να το δοκιμάσω πριν πληρώσω;

Ναι. Υπάρχει δωρεάν demo 14 ημερών με τα δικά σας δωμάτια, χωρίς κάρτα.

Θέλετε να δείτε τη λίστα στην πράξη; Ξεκινήστε το δωρεάν demo 14 ημερών στο bookmatrix.com/demo. Ή πείτε μας πόσα δωμάτια έχετε στο bookmatrix.com/form και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη. Μπορείτε και να μας καλέσετε στο +30 2351 151525.