Self check-in: τι γράφετε στο email του επισκέπτη

Είναι 23:10. Ο επισκέπτης κατέβηκε από το ταξί, κρατά το κινητό με το ένα χέρι και τη βαλίτσα με το άλλο. Δεν υπάρχει κανείς στη ρεσεψιόν, γιατί δεν υπάρχει ρεσεψιόν. Ό,τι χρειάζεται να ξέρει για να μπει στο δωμάτιο πρέπει να είναι ήδη στο email του, και να το βρίσκει σε δέκα δευτερόλεπτα.

Με έξυπνες κλειδαριές η πόρτα ανοίγει με κωδικό. Αλλά ο κωδικός μόνος δεν φτάνει. Ο επισκέπτης πρέπει να ξέρει ποια είναι η πόρτα, πού παρκάρει, ποιο δωμάτιο είναι το δικό του και τι κάνει αν κάτι δεν δουλέψει. Αυτό το άρθρο είναι για το κείμενο: τι γράφετε, με ποια σειρά, και πότε το στέλνετε.

Δύο email, όχι ένα

Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι να μπουν όλα σε ένα μεγάλο email. Δουλεύει καλύτερα να τα χωρίσετε:

1. Οδηγίες άφιξης, λίγες μέρες πριν. Πώς φτάνει, πού παρκάρει, ποια πόρτα, τι ώρα, τι να περιμένει. Χωρίς κωδικό.
2. Ο κωδικός πόρτας, την ημέρα της άφιξης. Σύντομο: ο κωδικός για κάθε πόρτα, ο αριθμός δωματίου, από πότε ως πότε ισχύει.

Ο λόγος είναι πρακτικός. Ο επισκέπτης διαβάζει τις οδηγίες με την ησυχία του, στο σπίτι. Τον κωδικό τον ψάχνει μπροστά στην πόρτα. Εκεί θέλει ένα email με τρεις γραμμές, όχι ένα κείμενο με το ωράριο της πισίνας.

Email 1: οδηγίες άφιξης

Στείλτε το δύο ή τρεις μέρες πριν την άφιξη. Τι πρέπει να έχει, με αυτή τη σειρά:

• Διεύθυνση και σύνδεσμος χάρτη. Η διεύθυνση όπως τη γράφει ο ταξιτζής, και ένα link στο Google Maps που δείχνει την είσοδο, όχι το κέντρο του οικοπέδου.
• Πού παρκάρει. Αν δεν υπάρχει πάρκινγκ, πείτε το και πείτε πού είναι το πιο κοντινό.
• Ποια πόρτα. «Η μπλε πόρτα δίπλα στον φούρνο», όχι «η κεντρική είσοδος». Αν υπάρχει αυλόπορτα πριν την είσοδο, γράψτε το.
• Πότε έρχεται ο κωδικός. Ότι θα τον λάβει με δεύτερο email την ημέρα της άφιξης, και από ποια ώρα ισχύει.
• Ώρα check-in και check-out. Και τι γίνεται αν φτάσει νωρίτερα: μπορεί να αφήσει βαλίτσες κάπου ή όχι;
• Ένα τηλέφωνο. Που απαντάει, και τις ώρες που απαντάει.
• Wi-Fi και δύο τρεις κανόνες. Ώρες ησυχίας, κάπνισμα, κατοικίδια. Λίγα.

Πρότυπο κειμένου

Γεια σας [Όνομα],

Σας περιμένουμε στις [ημερομηνία άφιξης] στο [Κατάλυμα]. Δεν θα βρείτε ρεσεψιόν: το check-in γίνεται μόνο του, με κωδικό στην πόρτα.

Πώς θα μας βρείτε: [Διεύθυνση]. Χάρτης: [σύνδεσμος]. Η είσοδος είναι η [χρώμα/σημάδι] πόρτα [δίπλα σε τι].

Πάρκινγκ: [πού].

Ο κωδικός σας: θα σας τον στείλουμε με ξεχωριστό email την ημέρα της άφιξης. Ισχύει από τις [ώρα] και ανοίγει την κεντρική είσοδο και το δωμάτιό σας. Πληκτρολογήστε τον στο πληκτρολόγιο της κλειδαριάς [και πατήστε #, αν το θέλει η κλειδαριά σας].

Check-out: έως τις [ώρα]. Απλώς κλείστε την πόρτα πίσω σας.

Wi-Fi: [όνομα δικτύου] / [κωδικός].

Αν χρειαστείτε κάτι, καλέστε μας στο [τηλέφωνο], από [ώρα] έως [ώρα].

Καλό ταξίδι,

[Το όνομά σας]

Στο Bookmatrix.com αυτό είναι ένα πρότυπο στον Email Manager. Το όνομα, οι ημερομηνίες και το τηλέφωνό σας συμπληρώνονται από την κράτηση. Ορίζετε να φεύγει μόνο του κάποιες μέρες πριν την άφιξη και το γράφετε σε όσες γλώσσες χρειάζεστε. Ο επισκέπτης παίρνει την εκδοχή στη γλώσσα του.

Email 2: ο κωδικός πόρτας

Αυτό το email πρέπει να διαβάζεται μπροστά στην πόρτα, με το ένα χέρι. Άρα:

• Ο κωδικός πρώτος, μεγάλος, χωρίς εισαγωγή.
• Ένας κωδικός για κάθε πόρτα, αν διαφέρουν. Συνήθως είναι ο ίδιος για το δωμάτιο και την είσοδο, αλλά όχι πάντα.
• Ο αριθμός δωματίου.
• Από πότε ως πότε ισχύει.
• Τι κάνει αν δεν ανοίξει: ένα τηλέφωνο.

Τίποτα άλλο. Οι οδηγίες είναι στο πρώτο email.

Πώς φτάνει αυτό το email μόνο του

Στο Bookmatrix.com, με κλειδαριές TTLock, δεν το στέλνετε εσείς. Κάθε κράτηση, από Booking.com, Airbnb, την ιστοσελίδα σας ή το τηλέφωνο, παίρνει PIN: από προεπιλογή τα 4 τελευταία ψηφία του κινητού του επισκέπτη, ή τυχαίο αν είναι πιασμένο. Το PIN προγραμματίζεται στην κλειδαριά του δωματίου και σε κάθε κοινή είσοδο.

Την ημέρα του check-in, στην ώρα που έχετε ορίσει (12:00 από προεπιλογή), ο κωδικός πηγαίνει στις κλειδαριές. Μόλις ενεργοποιηθεί, ο επισκέπτης παίρνει email με τον κωδικό για κάθε πόρτα και τον αριθμό δωματίου. Αν η κράτηση έγινε για την ίδια μέρα, ο κωδικός στέλνεται αμέσως. Το πρότυπο αυτού του email το αλλάζετε όπως θέλετε, όπως και το πρώτο.

Αν αλλάξουν οι ημερομηνίες ή το δωμάτιο, ο παλιός κωδικός αφαιρείται και μπαίνει νέος. Με το check-out ο κωδικός σταματά και σβήνεται από την κλειδαριά. Όλη η διαδικασία, με δύο πραγματικά καταλύματα που τη χρησιμοποιούν από τον Μάιο του 2026, είναι στο άρθρο «Έξυπνες κλειδαριές TTLock: self check-in χωρίς κλειδιά».

Πέντε πράγματα που ρωτούν οι επισκέπτες

Αν μια ερώτηση έρχεται συχνά, η απάντηση ανήκει στο πρώτο email. Αυτές είναι οι πιο συνηθισμένες:

1. «Μπορώ να φτάσω νωρίτερα;» Πείτε τι ισχύει: αν το δωμάτιο είναι έτοιμο, αν υπάρχει χώρος για βαλίτσες.
2. «Θα φτάσω μετά τα μεσάνυχτα, είναι πρόβλημα;» Με κωδικό, όχι. Γράψτε το, για να μη χρειαστεί να ρωτήσει.
3. «Πού αφήνω τα κλειδιά;» Δεν υπάρχουν κλειδιά. Αξίζει να το πείτε.
4. «Ο κωδικός δεν δουλεύει.» Ένα τηλέφωνο που απαντάει. Από την κράτηση στο Bookmatrix.com μπορείτε να δώσετε άλλο PIN, να βγάλετε νέο τυχαίο ή να αλλάξετε τις ώρες.
5. «Μπορώ να φύγω αργότερα;» Αν συμφωνήσετε late check-out, αλλάζετε την ώρα λήξης του κωδικού από την κράτηση.

Τρεις έλεγχοι πριν το ενεργοποιήσετε

• Στείλτε το στον εαυτό σας και διαβάστε το στο κινητό, όρθιοι, έξω από την πόρτα σας.
• Ζητήστε από κάποιον που δεν ξέρει το κατάλυμα να βρει την είσοδο μόνο με το email.
• Ελέγξτε τη μετάφραση. Ένα λάθος στο «αριστερά» και «δεξιά» είναι ένα τηλεφώνημα στις 23:00.

Συχνές ερωτήσεις

Πότε παίρνει ο επισκέπτης τον κωδικό;

Την ημέρα της άφιξης, όταν ο κωδικός ενεργοποιηθεί στις κλειδαριές: στις 12:00 από προεπιλογή, ή αμέσως για κράτηση της ίδιας μέρας. Την ώρα την αλλάζετε στις Ρυθμίσεις των Έξυπνων Κλειδαριών.

Τι γίνεται αν ο επισκέπτης έχει κλείσει δύο δωμάτια;

Κάθε δωμάτιο παίρνει τον δικό του κωδικό και το email τα γράφει όλα, με τον αριθμό κάθε δωματίου.

Μπορώ να στείλω τις οδηγίες σε άλλη γλώσσα;

Ναι. Γράφετε το πρότυπο σε κάθε γλώσσα που εξυπηρετείτε και ο επισκέπτης παίρνει τη δική του.

Χρειάζομαι κλειδαριές συγκεκριμένης μάρκας;

Χρειάζεστε κλειδαριές που λειτουργούν με την εφαρμογή TTLock και ένα Wi-Fi gateway TTLock κοντά τους. Πολλές μάρκες κλειδαριών δουλεύουν με το TTLock.

Θέλετε το self check-in να γίνεται χωρίς να στέλνετε εσείς κωδικούς; Δοκιμάστε το Bookmatrix.com δωρεάν για 14 ημέρες, με τα δικά σας δωμάτια και χωρίς κάρτα, στο bookmatrix.com/demo. Ή αφήστε τα στοιχεία σας στο bookmatrix.com/form και θα σας καλέσουμε την επόμενη εργάσιμη. Μπορείτε και να μας πάρετε τηλέφωνο στο +30 2351 151525.